Module de base
Tableau de bord
Le « Tableau de bord » vous permet de connaître la situation en temps réel de vos indicateurs. Vous pouvez aussi déterminer la charge de travail d'un intervenant ou de toute votre organisation, et ce, pour la période désirée.
Dossiers
Gérez un nombre illimité de « Dossiers ». Dans chaque dossier, vous pouvez y consigner de multiples informations notamment des données nominatives, des fichiers, des formulaires personnalisés, etc.
Groupes
Créer des « Groupes » pour vos différents ateliers, rencontres et formations. Inscrivez une note évolutive à tous les dossiers inscrits dans le groupe en une seule action.
Interventions
Inscrivez les notes évolutives, suivis et rencontres effectuées avec chaque dossier dans la section « Interventions », et ce, dans les différents parcours et services que vous offrez.
Rappels
Le module « Rappels » s'occupe de générer les rappels appropriés sur vos dossiers selon différentes règles que vous pouvez définir. Avec cette fonction, aucun dossier ne pourra être oublié.
Fichiers
Ajoutez autant de « Fichiers » nécessaires dans les dossiers. Que ce soit un formulaire ou tout autre document, tout peut être consigné au même endroit.
Résultats
Inscrivez vos « Résultats » ainsi que toute l'information s'y rapportant et voyez vos indicateurs s'ajuster en temps réel dans le tableau de bord.
Visiteurs
Effectuez un suivi précis des « Visiteurs » qui se présente à votre organisation, mais que vous devez rediriger vers d'autres ressources.
Projets
Créer des « Projets » tels que des kiosques ou des ateliers et consignez l'achalandage de chacun pour vos statistiques annuelles.
Rapports
Des « Rapports » précis sont disponibles pour vos différents services tel que le profil de clientèle. Vous pouvez utiliser ces documents pour votre rapport annuel. Vous pouvez les générer à tout moment pour les périodes désirées.
Usagers
Vous pouvez créer autant de comptes désirés. Normalement, vous avez 1 à 3 comptes administrateurs et 1 compte pour chaque intervenant.
Établissements
Vous pouvez ajouter un nombre illimité d' « Établissements » et chaque dossier peut être affecté à un établissement particulier.
Aide
Le module « Aide » inclut un guide d'utilisation en ligne ainsi qu'une foire aux questions disponibles pour tous.
Formation
La formation en ligne est intégrée à la plateforme et chaque usager peut se former de façon autonome à son utilisation.
Interface bilingue
Le logiciel est offert en français et en anglais et l'utilisateur peut changer la langue à tout moment.
Module Collaboration
Calendriers
Dans son calendrier, chaque intervenant peut ajouter ses rendez-vous et créer des événements. Vous pouvez créer des calendriers de ressources ou de vacances partagés avec tous les usagers.
Tâches
Le gestionnaire de tâche est personnel à chaque usager et permet d'effectuer le suivi des travaux à faire.
Contacts
Le gestionnaire de contacts permet d'y consigner des contacts personnels ou d'affaires. Il existe aussi un carnet d'adresses général partagé que tous les usagers peuvent enrichir.
Messagerie
Une messagerie interne permet aux usagers de s'envoyer des messages entre eux de façon confidentielle et efficace.
Messagerie texte
Envoyer des notes ou des rappels à vos participants via la messagerie texte! Pour recevoir des textos, ajoutez le module Textos bidirectionnels.
Module Textos bidirectionnels
Textos illimités
Engagez des conversations avec vos clients avec la messagerie texte bidirectionnelle.
Textos sauvegardés
Tous les textos sont sauvegardés dans les dossiers pour un suivi précis.
Multiples usagers
Plusieurs usagers peuvent discuter avec un dossier dans une même conversation.
Module Documents
Stockage de fichiers
Remplacez votre vieux serveur de fichiers par le module « Documents » et chargez autant de fichiers que vous voulez en un seul clic. Ajoutez des ententes, des procédures, des manuels, des factures dans des dossiers accessibles par les usagers.
Aucune limite
Aucune limite relative au nombre de fichiers et aucune limite d'espace disque. De plus, aucune limite d'usagers, car tous les usagers qui sont connectés ont accès aux fichiers (selon les règles de partages que vous avez établis).
Sécurité et redondance
Vos fichiers sont stockés de façon redondante sur plusieurs serveurs. Sauvegardes automatisées effectuées en continu. Vous pouvez télécharger vos fichiers à tout moment.
Droits d'accès
Contrôler facilement l'accès aux dossiers et aux fichiers selon le type d'usager ou individuellement par usager.
Visualisation en ligne
Visualiser vos fichiers en ligne sans avoir à les télécharger à l'aide de notre outil de visualisation en ligne.
Zéro tracas
Plus besoin d'un serveur de fichiers avec des partages complexes. Pas de problème de connexion ou de configuration qui nécessite un technicien.
Module Inscription
Autocréation de dossier
Vos clients créent eux-mêmes leur dossier avec une tablette électronique ou via un lien reçu par courriel.
Signature électronique
Votre client signe électroniquement son consentement libre et éclairé. Le PDF généré est annexé à son dossier automatiquement.
Consentement
Le consentement libre et éclairé est entièrement personnalisable.
Module Formulaires
Formulaires personnalisés
Création de formulaires personnalisés avec vos propres champs de données tels que boîte de texte, menus déroulants, cases à cocher, etc.
Formulaires et champs illimités
Nombre de formulaires et de champs illimités
Signature électronique
En plus des usagers, vos clients peuvent remplir et/ou signer les formulaires eux-mêmes via un lien privé envoyé par courriel et/ou texto.
Module Ressources humaines
Dossier employé complet
Chaque employé possède son propre dossier qui contient ses diplômes, contrats de travail, notes disciplinaires ou tout autre fichier.
Feuilles de temps
Chaque employé complète sa feuille de temps en ligne et son supérieur peut ensuite en effectuer des modifications et l'approuver.
Tableau de bord
Un tableau de bord présente l'état des banques de temps de tous les employés.
Remboursement de dépenses
Un employé n'a qu'à remplir un formulaire, joindre le reçu et demander un remboursement de dépenses qui pourra ensuite être approuvé par son supérieur.
Formations effectuées
Consignez toutes les formations effectuées par les employés afin de répondre aux exigences de formation des ordres professionnels.
Congés
Les employés peuvent demander des congés occasionnels ou prolongés via un formulaire prévu. Un supérieur approuve le tout.
Banques de temps
Créer des banques de temps personnalisées utilisables dans les feuilles de temps et voyez leur variation sur le tableau de bord.
Exportation des données
Toutes les données sont exportables en format Excel pour un traitement subséquent.
Accès sécurisés
Droits d'accès sécurisés selon le rôle : administrateur, superviseur ou employé.
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